Täydellinen muistilista juhlien järjestäjälle – näin onnistut stressittä

Suunnittelu (mielellään vähintään 2 viikkoa ennen juhlia)

• Määritä juhlan teema: Valitse teema, joka sopii tapahtumaasi. Usko pois, juhlien järjestäminen on paljon helpompaa, kun olet valinnut juhlille teeman tai vaikka teemavärin, joka ohjaa suunnittelua ja valintoja.
• Päivämäärä ja aika sekä paikka: Valitse tapahtumaan sopiva päivämäärä ja kellonaika. Huom! Jos vuokraat juhlapaikan, tee se ajoissa! Valitse paikka, joka sopii juhlan teemaan ja vieraiden määrään. Suunnittele myös vaihtoehtoinen paikka tai varaa teltta sateen varalta, mikäli ajattelit järjestää juhlat ulkosalla.
• Budjetti: Laadi budjetti, joka kattaa kaikki kulut.

Vieraiden kutsuminen (2–4 viikkoa ennen juhlia)

• Vieraiden lista: Laadi lista vieraista, joita haluat kutsua.
• Kutsut: Lähetä kutsut hyvissä ajoin esim. sähköpostilla tai whatsupilla. Ilmaisella Canva-ohjelmalla laadit näyttävät kutsut helposti.
• Vastausten seuranta: Pyydä vieraita ilmoittamaan osallistumisestaan ja mahdollisista erityisruokavalioista. Ilmoita jo kutsussa, mikäli toivot esimerkiksi, että vieraat eivät toisi kukkia.

Ruoka ja juoma (2–3 viikkoa ennen juhlia)

• Ruokalista: Suunnittele tarjoiltavat ruoat. Voit jo leipoa pakkaseen ja ostaa pidempään säilyvät elintarvikkeet.
• Erityisruokavaliot: Ota huomioon vieraiden mahdolliset erityisruokavaliot.Juomat: Valitse juomat ja laske riittävä määrä. Muista ottaa huomioon alkoholilliset ja-holittomat vaihtoehdot.
• Tarjoilu: Suunnittele, miten ruoka ja juoma tarjoillaan. Varmista riittävä astioiden ja istumapaikkojen määrä.

Koristeet ja tunnelma (1–2 viikkoa ennen juhlia)

• Koristeet: Valitse koristeet, jotka sopivat teeman kanssa. Aloita koristeiden valmistus.
• Istumajärjestys (mikäli haluat): Suunnittele, miten vieraat istuvat.
• Musiikki: Laadi soittolista valmiiksi esim. Spotifyyn, jotta sinulla ei juhlapäivänä kulu aikaa dj:nä olemiseen.

Aktiviteetit ja viihde (1–2 viikkoa ennen juhlia)

• Pelit ja aktiviteetit: Suunnittele pelejä tai muita aktiviteetteja ja osta niihin tarvittavat välineet.
• Valokuvaus: Mieti, haluatko palkata valokuvaajan tai luoda esim. valokuvausnurkkauksen.

Käytännön asiat (1 viikko ennen juhlia)

• Tarvikkeet: Varmista, että sinulla on kaikki tarvittavat tarvikkeet ja muutoinkin kaikki valmiina.
• Raivaa tilaa eteiseen erityisesti takeille ja käsilaukuille.
• Siivous: Suunnittele, miten siivous hoidetaan ennen juhlia sekä juhlan jälkeen. Huom! Unohda kaappien järjestely, ketään ei kurkkaa kaappeihin, varmista että wc on siisti, siellä on puhtaat käsipyyhkeet, ja että lattiat ovat puhtaat. Valaistuksella luot helposti tunnelmaa.
• Turvallisuus: Huolehdi turvallisuudesta. (Pihan liukkaus yms.)

Viimeistely (Juhlapäivänä):

• Varmista kaikki: Tarkista, että kaikki on valmiina (ruoka, juoma, koristeet).
• Aloita valmistelut: Aloita juhlavalmistelut useampi tunti ennen vieraiden saapumista, jotta sinulle jää aikaa siistiytyä ja istahtaa hetkeksi ennen juhlahumua.
• Koristele paikka: Aseta koristeet paikoilleen.
• Valmistele ruoka: Viimeistele ruoka ja juomat.
• Aseta pöydät ja tuolit: Järjestä istumapaikat. Kata pöydät.

Viime hetken tarkistukset (Juhlapäivänä)

• Sään tarkistus: Tarkista sään ennuste ja varmista, että kaikki on valmiina sään mukaan.
• Vieraiden saapuminen: Varmista, että olet valmis vastaanottamaan vieraat ja että heillä on selkeä reitti juhlatilaan. Suunnittele, miten toivotat vieraat tervetulleiksi.

Juhlan aikana

• Aikataulun noudattaminen: Pidä huolta, että juhlan ohjelma etenee suunnitellusti (esim. ruokailu, aktiviteetit).
• Vieraiden huomioiminen: Kiinnitä huomiota vieraiden tarpeisiin ja varmista, että kaikki viihtyvät.
• Valokuvaaminen: Ota kuvia juhlan aikana tai varmista, että joku muu tekee sen.

Juhlan jälkeen

• Kiitosviestit: Lähetä kiitosviestit vieraille, jotka osallistuivat juhliin.
• Siivous: Varmista, että kaikki siivotaan ja että paikka palautuu alkuperäiseen kuntoon. Osallista perhe mukaan.